مهارت اولویت‌بندی؛ ویرایش یک

اولویت‌بندی، یعنی چیدمان منظم و مرتب کارها و منابع است. اولویت‌بندی، فرایندی مشابه فیلم‌نامه‌نویسی است؛ اینکه چه افرادی وارد کافه می‌شوند و در چه موقعیت‌هایی مستقر می‌شوند و چه می‌نوشند و چه می‌گویند و چگونه از بدن‌شان برای انتقال پیام استفاده می‌کنند و چگونه از کافه خارج می‌شوند و همین‌طور الی آخر. پس فیلم‌نامه‌نویسی مستلزم اولویت‌بندی آدم‌ها، رفتارها و دکوراسیون محیطی است. اولویت‌بندی درسی نیز از همین جنس است و داوطلب درس‌خوان داستان ما وظیفه دارد رفتارها و منابع لازم برای دست‌یابی به هدف‌های درسی را مبتنی بر قاعده و قانونی مشخص بچیند.

اولویت‌بندی، مهارتی لازم، ضروری و غیرقابل چشم‌پوشی برای درس‌خوان‌های پارتیزانی در انتخاب فعالیت‌های مناسب، انتخاب منابع مناسب و تعیین تقدم و تأخر انجام درست فعالیت‌هاست. تکنیک‌های بسیاری برای اولویت‌بندی معرفی شده است که استفاده از دو موردشان را توصیه می‌کنیم.

ماتریس اولویت‌بندی آیزنهاور

رئیس‌جمهور وقت ایالات متحده از این ماتریس برای اولویت‌بندی تصمیم‌ها و فعالیت‌ها (با تأکید بر زمان) استفاده می‌کرد که بعدتر توسط مرحوم استیفن کاوی در کتاب «هفت عادت مردمان مؤثر» و با شعار  «با اولویت سازماندهی کنید و انجام دهید» معرفی شد. ماتریس آیزنهاور مبتنی بر دو عامل «اهمیت» و «فوریت» تعریف می‌شود:

  • اهمیت؛ تصمیم‌ها و کارهایی که نتایج‌شان به طور صریح با هدف‌ها و ارزش‌های خودتان مرتبط هستند و بدون انجام‌شان، تحقق هدف‌ها ممکن نیست!
  • فوریت؛ تصمیم‌ها و کارهایی که نیازمند توجه بی‌درنگ هستند و در بیشتر موارد، ربط مستقیمی به هدف‌های شما ندارند، اما انجام می‌شوند و بیشتر نفع‌شان نصیب دیگران می‌شود!

ماتریس اولویت‌بندی آیزنهاور

تمامی تصمیم‌ها و کارها را مبتنی بر این ماتریس می‌شود در چهار گروه دسته‌بندی کرد:

کارهای مهم و ضروری (A)

تصمیم‌ها و کارهایی که چاره‌ای جز انجام‌شان نداریم. هستند فعالیت‌هایی که انجام‌شان اجتناب‌ناپذیر است، چرا که توفیقی در پیش‌بینی بروزشان نداشتیم. تعویق مکرر برخی فعالیت‌ها گاه چنان شرایطی ایجاد می‌کند که ما را ناگزیر به انجام فوری‌شان می‌کند. کاربلدهای حوزه مدیریت زمان بسیار توصیه کرده‌اند که در انجام کارهای مهم امروز و فردا نکنید و کارها را در زمان مناسب‌شان انجام دهید. تأخیر و تعویق کارهای مهم، موجب هم‌نشینی اهمیت و ضرورت می‌شوند و از دقت تصمیم‌گیری و کیفیت فعالیت‌ها می‌کاهند و انعطاف لازم را برای انجام فعالیت‌های غیرمترقبه مهم و فوری سلب می‌کنند!

کارهای مهم و غیرضروری (B)

با انجام این‌قبیل کارهاست که زندگی‌مان را با هدف‌گذاری، انتخاب ارزش‌ها و تلاش برای تحقق‌شان کنترل می‌کنیم. و همان‌هایی هستند که باید انجام‌شان دهیم. فعالیت‌های این‌چنینی «مهم» هستند، اما انجام بی‌درنگ‌شان «غیرضروری» است. بیشتر زمان زندگی‌مان باید صرف انجام این‌گونه فعالیت‌ها شود. انسان‌های موفق، آنهایی هستند که بیشتر بر این وادی تمرکز می‌کنند و کارهای مهم‌شان را در زمان مناسب انجام می‌دهند و اجازه نمی‌دهند عامل فوریت به آنها افزوده شود!

کارهای غیرمهم و ضروری (C)

گاهی احساس می‌شود که انجام برخی فعالیت‌ها بسیار مهم است، اما این‌طور نیست و فعالیتی در راستای تحقق هدف‌های دیگران هست و شما را به صراحت از دست‌یابی به هدف‌های شخصی‌تان محروم می‌کند. «نه» گفتن، مهارتی است که در این شرایط اثربخشی بی‌نظیری دارد!

کارهای غیرمهم و غیرضروری (D)

بی‌خاصیت‌ترین فعالیتی است که فرد انجام می‌دهد و خودش را از طرح‌ها و هدف‌هایش دور می‌کند. کار غیرمهم و غیرفور، قاتل جان و عامل حواس‌پرتی و موجب اتلاف عمر و باعث هدر رفتن فرصت‌هاست. از انجام این‌قبیل کارها اکیدا بپرهیزید که ذره‌ای انتفاع عاید بنی‌بشر نمی‌شود!

راهکار عملی آیزنهاور

جناب آیزنهاور، این‌گونه رفتار می‌کرد:

  • کارهای گروه A را فوری انجام می‌داد.
  • کارهای گروه B را شخصا و با آرامش خیال انجام می‌داد.
  • کارهای گروه C را به دیگران تفویض می‌کرد.
  • کارهای گروه D را در صورت امکان حذف می‌کرد.

مرحوم استیفن کاوی؛ اثربخشی شخصی را حاصل یکپارچه‌سازی رویکردهای بلندمدت و کوتاه‌مدت در اولویت‌بندی و طرح‌ریزی کارها می‌دانست.

رویکرد کوتاه‌مدت: برنامه کاری‌تان را اصلاح کنید!

  1. تعریف: فهرستی از چگونگی انجام فعالیت‌های اصلی‌تان تهیه کنید و هر فعالیت را در ماتریس اولویت‌ها درج کنید.
  2. طرح‌ریزی: ماتریس اولویت‌ها را اصلاح کنید. بدین‌شکل که چگونه می‌شود برخی فعالیت‌ها را متوقف کرد و زمانش را صرف انجام فعالیت‌های مهم‌تر کرد.

رویکرد بلندمدت: اصول‌گرا باشید!

  1. تعریف: نقش‌های کلیدی‌تان را در زندگی به عنوان همسر، همکار، دوست یا هم‌کلاسی شناسایی کنید!
  2. طرح‌ریزی: فعالیت‌ها را بر اساس نقش و تأثیری که می‌خواهید در زندگی‌تان داشته بانشد در ماتریس مرتب کنید!

ماتریس اولویت‌بندی پارتیزانی

شیوه آیزنهاور در اولویت‌بندی فعالیت‌های ساده، فوق‌العاده است؛ اما در اولویت‌بندی فعالیت‌های پیچیده چندان ناکارآمد است. داوطلب کنکور ارشد باید بداند و بتواند نسبتی منطقی میان منابع و تلاشی که صرف می‌کند با هدف‌هایی که پیش‌تر تعریف کرده است برقرار کند. یعنی بداند که تأثیر (Impact) تلاش‌هایی (Effort) که صرف می‌شود چیست؟

این شیوه اولویت‌بندی به شما می‌گوید که فلان مقدار تلاش باید به بهمان مقدار تأثیر منجر شود. برقراری توازن بین تلاش و تأثیر نشان می‌دهد که اولویت‌ها را به طور حداقلی رعایت می‌کنید. یعنی احتمال اتلاف فعالیت‌ها را کاهش داده‌اید. بزرگ‌ترین کاری که ماتریس تلاش و تأثیر انجام می‌دهد، کمک به شناسایی فعالیت‌های فرعی و شکار فعالیت‌های بیهوده است و نکته کلیدی مهارت اولویت‌بندی، حذف فعالیت‌های بیهوده از مجموعه فعالیت‌ها، و هدایت (تبدیل) فعالیت‌های فرعی به سوی فعالیت‌های اصلی است و بس!

Priority_PS-Method_930603

فعالیت اصلی

فعالیتی است متوزان و هم‌سو با هدف‌های بلندمدت، میان تلاشی که صرف می‌شود با تأثیری که پدیدار می‌شود. اگر هفتاد تا هشتاد درصد فعالیت‌های درسی داوطلبی از جنس فعالیت‌های اصلی (رضایت‌بخش) باشد بی‌شک رتبه‌ای فراتر از تصورات خود و اطرافیانش کسب خواهد کرد. کلید طلایی تعریف فعالیت‌های اصلی (رضایت‌بخش) توجه ویژه به اصل «پرهیز» است. کنکور ارشد مدیریت ۹۳ (سال ۱۳۹۲) فرصتی ویژه برای ارتقای تراز متوسط رتبه‌های تک‌رقمی از ۵۰ درصد تا ۶۵ درصد بود که از دست رفت. عدم انعطاف‌پذیری در درس‌خوانی و عدم تعریف فعالیت‌های اصلی (به زعم نگارنده) موجب شد تا تراز متوسط رتبه‌های تک‌رقمی به کمتر از ۴۵ درصد سقوط کند. پرهیز از اشتباه در تست‌زنی، کلید موفقیت در کنکور ۹۳ بود که گمان نمی‌کنم در چند سال آینده تکرار شود.

فعالیت‌های فرعی

فعالیتی است متوزان میان تلاشی که صرف می‌شود با تأثیری که پدیدار می‌شود، اما از هدف‌های بلندمدت پشتیبانی نمی‌کند. یعنی، پیگیری مجموعه فعالیت‌های فرعی در افق زمانی کنکور ارشد به هدف‌ها منجر نمی‌شوند. فعالیت‌های فرعی (وقت‌گیر) را می‌شود مجموعه فعالیت‌هایی مفید (کوتاه‌مدت) و پراکنده (بلندمدت) توصیف کرد که اگر چه تک‌تک‌شان ارزشمند هستند، اما هم‌سو نیستند.

فعالیت‌های فرعی، پاشنه آشیل بیشتر باسوادهای عقیمی است که هر چه تلاش می‌کنند به آنچه که حق‌شان می‌پندارند نمی‌رسند. باسوادهای عقیم، گروهی از داوطلبان باسواد کنکور ارشد هستند که متخصص برقراری توازن‌های کوچک میان تلاش‌ها و تأثیر هستند؛ اما قادر به جمع‌بندی، یا نتیجه‌گیری، یا هم‌سوسازی، یا برقراری یک توازن بزرگ میان تمام تلاش‌ها و ایجاد تأثیری ملموس، ارزشمند و درست و درمان برای ملاقات با هدف مطلوب‌شان نیستند.

داوطلب درس‌خوانی که پیام اصلی رویکرد درس‌خوانی پارتیزانی را درک نکرده باشد،  اصل «پشیز» را طوری دیگر تفسیر می‌کند و خرده‌هدف‌ها را با تلاش بسیار تأمین می‌کند؛ اما در بلندمدت خواهد دید که فاصله چندانی با نقطه آغازین ندارد و از یک بی‌سواد بی‌اثر به یک باسواد بی‌اثر تبدیل خواهد شد.

وظیفه اصلی درس‌خوان پارتیزانی، کشف فعالیت‌های فرعی و تبدیل‌شان به فعالیت‌های اصلی است. یعنی، تمام فعالیت‌های درس‌خوانی باید مبتنی بر برداشت درست از اصل‌های شش‌گانه پارتیزانی و در افق زمانی کنکور ارشد تعریف و پیگیری شوند.

فعالیت‌های بیهوده

فعالیت‌هایی هستند که نسبت خروجی (تأثیر) به ورودی‌شان (تلاش) فاجعه است. فعالیت‌هایی که به ظاهر ضروری هستند، اما انرژی داوطلب را به شیوه‌های گوناگون تلف می‌کنند و ریشه در عادت‌ها و علاقه‌های داوطلب دارند. فعالیت‌های بیهوده را به طور کامل نمی‌شود حذف کرد. در این‌باره اعتدال پیشه کنید. حذف برخی از فعالیت‌های بیهوده کار یکی دو ماه نیست و نیازمند فرصتی فراخ و مهارتی بالا است. همین‌که اصل فعالیت‌های بیهوده را کشف و خنثی کنید کفایت می‌کند. فعالیت‌های بیهوده آشکار را با اندکی دقت می‌شود شناسایی و حذف کرد؛ اما شناسایی و شکار فعالیت‌های بیهوده پنهان کار ساده‌ای نیست. هنگامی‌که به شیوه، رفتار یا منبعی خاص عادت کرده‌اید، یا به آن علاقمند هستید؛ آن را بدیهی فرض می‌کنید و به سادگی حاضر به حذف آن نخواهید شد. همین عادت‌ها و علاقه‌ها، منشأء تعریف و پیگیری فعالیت‌های بیهوده است. راستش پذیرفتن این واقعیت برای بسیاری از داوطلبان کنکور ارشد سخت است که بخش عمده هزینه‌های هنگفت روانی، زمانی و مالی که برای موفقیت در کنکور ارشد متحمل می‌شوند صرف فعالیت‌های بیهوده می‌شود!

موفقیت‌های سریع

اگر واقع‌نگر باشیم باید بپذیریم که دست‌یابی به موفقیت‌های سریع، یعنی تلاش‌های مختصری که تأثیراتی فوق‌العاده دارند به سادگی ممکن نیست. موفقیت‌های سریع مستلزم هدف‌گذاری کم‌عیب است و چنین مهارتی با تمرین بسیار و در بلندمدت حاصل می‌شود. موفقیت سریع همان اصل جذاب پاره‌تو یا قاعده ۲۰ / ۸۰ است که مدعی است، ۲۰ درصد تلاش کنید و ۸۰ درصد موفق شوید. اما دست‌یابی به چنین بهره‌وری فوق‌العاده‌ای نیازمند توجه به عامل «منابع کیفی» و اصل کلیدی «پرهیز» است که در منوهای «مهارت‌های پارتیزانی» و «منابع ارشد پارتیزانی» فهرست شده است. استفاده از اساتید و مشاوران کاربلد، پیگیری وب‌سایت‌های فاخر، تأمل در چرایی بردها و باخت‌های داوطلبان سال‌های گذشته، شبیه‌سازی آزمون‌ها و پرهیز از خطاهای شناختی را نیز به فهرست منابع کیفی بیفزایید.

تکمله

تسلط بر شیوه اولویت‌بندی تلاش و تأثیر چندان ساده نیست . نیازمند تمرین، تمرین و تمرین است. رویکرد درس‌خوانی پارتیزانی به شدت بر رعایت چارچوب زمانی پروژه‌ها (Timeboxing) تأکید دارد. پشتیبانی از محدوده زمان پروژه‌ها بدون اولویت‌بندی بی‌عیب و نقص ممکن نیست. به صراحت و صداقت می‌گویم که اگر قادر به اولویت‌بندی کم‌نقص نباشید روش درس‌خوانی پارتیزانی مسیر مناسبی برای کسب موفقیت نخواهد بود!

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *